Dans un contexte d’augmentation du coût de l’énergie, les dépenses inhérentes aux déplacements pour se rendre sur le lieu de travail sont au cœur des préoccupations de nombreux salariés.
Afin d’y répondre, la loi de finances rectificative pour 2022 a prévu plusieurs dispositions permettant d’encourager la prise en charge de ces frais par les entreprises.
Dans ce contexte, la question de la participation de l’employeur à la prise en charge de ces dépenses est devenue l’un des enjeux majeurs de la rentrée pour les dirigeants et les directions des ressources humaines.
Pour permettre à ces derniers de répondre efficacement aux demandes des collaborateurs, Beside Avocats vous propose de faire le point sur les obligations ainsi que sur les leviers d’optimisation que peuvent mettre en place les employeurs en matière de prise en charge des frais de déplacement entre le lieu de résidence et le travail.
Que doit prendre en charge l’employeur ?
L’employeur doit prendre en charge 50% du prix des titres d’abonnements souscrits par ses salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail accomplis au moyen de transports publics de personnes ou de services publics de location de vélos sur la base des tarifs de deuxième classe.
L’abonnement concerné est celui permettant d’accomplir le trajet dans le temps le plus court. En revanche, au dernier état de la jurisprudence, un employeur ne peut pas restreindre la prise en charge au motif de l’éloignement du domicile du salarié, même pour convenance personnelle.
L’employeur peut refuser cette prise en charge lorsque le salarié perçoit déjà des indemnités au titre des déplacements entre le domicile et le lieu de travail d’un montant supérieur, s’il organise lui-même le transport des salariés ou pour les salariés qui n’exposent pas de frais de transport, notamment car ils résident proche de leur lieu de travail.
Pour les salariés dont la durée du travail est inférieure à un mi-temps, il peut proratiser le montant de la prise en charge en fonction du nombre d’heures travaillées par rapport à un mi-temps.
La prise en charge obligatoire est exonérée de cotisations et de contributions sociales et d’impôt sur le revenu.
Que peut prendre en charge l’employeur en optimisant socialement et fiscalement sa décision ?
Plusieurs options permettent à l’employeur de contribuer, au-delà de son obligation légale, à la prise en charge des déplacements entre la résidence du salarié et son lieu de travail.
Ces dispositifs, optimisés socialement et fiscalement, sont des leviers pertinents d’attractivité dans le contexte actuel de hausse des prix de transport.
1. La prise en charge de l’abonnement aux transports publics ou aux services publics de location de vélos au-delà de 50% :
Si l’employeur est tenu d’offrir une prise en charge à hauteur de 50%, il peut décider d’aller au-delà de son obligation légale.
En 2022 et 2023, la prise en charge complémentaire est exonérée d’impôt et de charges sociales sur le revenu dans la limite de 25% du prix de l’abonnement (soit une prise en charge totale de 75%).
Le Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale (BOSS), dans sa rédaction actuelle, précise également que la prise en charge facultative peut être exonérée de charge sociale, dans la limite des frais réellement engagés par le salarié (et donc, dans cette hypothèse, même au-delà de 75%). Dans ce cas, pour les salariés qui travaillent dans une autre région que celle où ils résident, l’exonération ne vaut que sous réserve que l’éloignement de leur résidence ne relève pas de « convenances personnelles ».
2. La prise en charge des frais du salarié contraint d’utiliser son véhicule personnel :
L’employeur peut prendre en charge les frais de carburant ou d’alimentation exposés par un salarié contraint d’utiliser son véhicule personnel pour se rendre de son domicile à son lieu de travail.
Sont concernés les salariés :
- dont la résidence habituelle ou le lieu de travail n’est pas inclus dans le périmètre d’un « plan de mobilité obligatoire » ;
- ou dont la résidence habituelle ou le lieu de travail est situé dans une commune non desservie par un service public de transport collectif régulier ou un service privé mis en place par l’employeur ;
- ou pour lesquels l’utilisation d’un véhicule personnel est indispensable en raison d’horaires de travail particuliers (travail de nuit, horaires décalés, travail continu, équipe de suppléance…).
Cette prise en charge peut prendre la forme :
- d’une « prime transport » dont le montant (fixé en fonction de la distance entre le domicile et le lieu de travail), les modalités et les critères d’attribution sont fixés par accord collectif ou, à défaut, par décision unilatérale après avis du CSE.
En 2022 et 2023, cette prise en charge est exonérée de charges sociales et d’impôt sur le revenu dans la limite de 700 € par an, dont 400 € au maximum pour les frais de carburant. Aucun justificatif de dépense n’est requis lorsque la prise en charge n’excède pas ces limites d’exonération.
- d’indemnités kilométriques dans les limites des barèmes kilométriques annuellement publiés par l’administration fiscale.
Pour bénéficier d’une exonération de charges sociales, l’employeur doit justifier de l’existence des déplacements et du nombre exact de kilomètres parcourus.
Il est possible de cumuler prime transport et versements d’indemnités kilométriques. Dans ce cas, pour bénéficier de l’exonération de charges sociales, la prise en charge ne peut excéder le montant total des frais réellement engagés par le salarié pour effectuer ses trajets entre sa résidence habituelle et son lieu de travail.
3. La prise en charge des frais de stationnement :
L’employeur peut également prendre en charge les frais engagés par le salarié pour le stationnement de son véhicule. Cette prise en charge est exclue de l’assiette des contributions et cotisations sociales sur la base du tarif le plus économique (abonnement hebdomadaire, mensuel ou annuel).
4. La mise en place d’un forfait mobilités durables :
Le forfait mobilités durables vise la prise en charge des frais de déplacements entre le domicile et le travail exposés par les salariés en raison de modes de transports écologiques.
Les modes de transport éligibles au forfait mobilités durables sont notamment :
- le vélo (y compris électrique), propriété du salarié ou en location ;
- le covoiturage (en tant que passager ou conducteur) ;
- l’engin de déplacement personnel (trottinette, monoroue, gyropode, skate-board, …) en location, en libre-service ou dont le salarié est propriétaire .
Le montant, les modalités et les critères d’attribution de la prise en charge des frais sont déterminés par accord collectif ou, à défaut, par décision unilatérale.
En 2022 et 2023, la prise en charge des frais exposés par le salarié dans le cadre du forfait mobilités durables est exonérée d’impôt sur le revenu et de contributions et cotisations dans la limite de 700 € par an et par salarié.
Le forfait mobilités durables peut se cumuler avec :
- la prise en charge obligatoire des transports publics de personnes ou de services publics de location de vélos. Dans ce cas, la prise en charge du forfait mobilités durables est exonérée socialement et fiscalement dans la limite de 800 € par an, déduction faite de la prise en charge de l’abonnement aux transports publics ou aux services publics de location de vélos ;
- la prime transport. Dans ce cas, la prise en charge du forfait mobilités durables est exonérée socialement et fiscalement dans la limite globale dans la limite globale de 700 € par an en 2022 et 2023.
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La mise en place de ces différents dispositifs suppose une formalisation (par accord collectif ou par décision unilatérale) permettant de fixer un cadre aux dispositifs conformes aux exigences de l’URSSAF.
Les avocats de Beside Avocats sont à votre disposition pour optimiser les différents dispositifs à votre contexte et pour sécuriser leur encadrement.